Valde bort tidskriftsagent: ”Det är värt det”

Snabbare tillgång till tidskrifter och minskade kostnader för prenumerationer. Stockholms universitetsbibliotek valde bort tidskriftsagent och har nu utvärderat beslutet. "Det är värt det, vi har bättre kontroll på vår tidskriftsportfolio och kan leverera snabbt", säger Lisa Lovén, bibliotekarie.

Hösten 2015 löpte Stockholms universitetsbiblioteks avtal med den dåvarande tidskriftsagenten ut. Avtalet hade redan förlängts en gång och kunde inte förlängas igen. Dessutom hade Kammarkollegiets nationella avtal med en tidskriftsagent sagts upp. Det avtalet kan alla universitetsbibliotek använda sig av, om de inte har egna avtal.

– Det fanns inget avtal för oss att åberopa, vi stod mellan valet att göra en tidskrävande upphandling för en ny tidskriftsagent eller att själva kontakta förlagen, säger Lisa Lovén, bibliotekarie på Stockholms universitetsbibliotek.

Valet föll på det senare alternativet. Biblioteket ville se om det gick att spara tid och pengar genom att hantera de drygt 350 tidskrifterna, varav flertalet är elektroniska, utan mellanhänder.

Nu har det gått två år och arbetet har utvärderats. Första året utan agent innebar en puckel för personalen, från att ha lagt 90 arbetstimmar på allt som hade med prenumerationer att göra så fick man utan agent lägga 444 timmar. Men redan under förnyelsearbetet inför 2017 var man nere på 154 timmar.

– Första året blev det många förlag att kontakta eftersom vi inte kunde använda det webbaserade verktyget via tidskriftsagenten där man klickar i vad man vill förnya. Nu fick vi istället leta efter kontaktinformation till 200 leverantörer, kontakta dem och sedan lägga in dem i faktureringssystemet och det tog tid, säger Lisa Lovén.

Den totala kostnaden för prenumerationerna har nu minskats med 16 procent jämfört med innan. När summan för ökad arbetsbelastning dragits av från det man sparat in så har biblioteket gått 175 000 kronor plus på att hantera prenumerationer själva. Dessutom har den genomsnittliga tiden från förfrågan till access mer än halverats.

– Fortfarande får vi lägga ner med tid på det här än när vi hade tidskriftsagent. Men det är värt det eftersom vi har bättre kontroll på vår tidskriftsportfolio och kan leverera snabbt, säger Lisa Lovén och berättar att många kollegor både i och utanför Sverige har hört av sig och frågat hur det gått för biblioteket.

– Den vanligaste frågan är hur mycket tid vi lägger på det här och om det går ihop med de upphandlingsregler som finns. Kammarkollegiet sköter ju upphandlingen av en tidskriftsagent för hela universitetssektorn och många menar att man bör följa de statliga nationella ramavtalen.

Stockholms universitets jurist meddelar att man gjort den bedömningen att det finns utrymme i upphandlingsreglerna för att teckna prenumerationer separat.