Smart system delar bibliotekssektorn

För att frigöra tid och resurser införs intelligenta mediehanteringssystem på folk- och universitetsbibliotek. Det beskrivs som en vattendelare. ”Det är viktigt att vi lär oss hur vi kan arbeta med denna teknik", säger Lovisa Liljegren, bibliotekarie som skrivit en mastersuppsats om systemet.

Mediehanteringssystemet IMMS (Intelligent Material Management System) är ett vidareutvecklat logistik- och lagerhanteringssystem som innebär att biblioteken får ett flytande bestånd styrt av algoritmer för att automatisera arbetet. IMMS känner av om en viss litteratur saknas på hyllorna och om det finns stor efterfrågan av en viss sorts böcker på ett bibliotek, så kommer många av just dessa böcker att finnas där.

– IMMS vill underlätta materialhanteringen och den tid som det tagit att sortera och ställa upp böcker på hyllorna, säger Lovisa Liljegren, bibliotekarie och författare till masteruppsatsen Smarta bibliotek[arier], framtagen vid Lunds universitet.

IMMS utvecklades i Danmark, där flera bibliotek redan använder systemet. I uppsatsen undersöker Lovisa Liljegren samspelet mellan IMMS och folkbiblioteken i Köpenhamn samt hur införandet av systemet påverkar bibliotekariepraktiken på områdesbiblioteken där.

Bland annat innebär systemet batchhantering (där man scannar av en låda för lättare hantering) och kaotisk lagerprincip (där man ställer upp böcker utan alfabetisk ordning på ett hyllnummer, för till exempel reservationer), vilket många bibliotekarier i uppsatsen ställer sig positiva till.

– Det är många som lyfter fram IMMS som bra, att systemet gör det lättare att jobba med det fysiska rummet och att det blir mindre slitigt för bibliotekarierna, säger Lovisa Liljegren.

Däremot finns mycket farhågor bland bibliotekarier, säger hon, bland annat på grund av att algoritmen avgör vilken typ av titlar som ska stå på vilka bibliotek.

– Många känner sig överkörda och att man ska följa en algoritm som har en del begränsningar och inte kan ta hänsyn till allt och som kanske inte alltid fungerar i till exempel gallringen.

Som exempel nämner Lovisa Liljegren att systemet, som det ser ut i dag, inte kan använda data som inte kommer från bibliotek, som till exempel text i dagstidningar. Vidare menar hon att det skulle vara intressant att undersöka hur systemet ser till att den mångsidighet och bredd som biblioteksplaner förespråkar, också kan finnas på de enskilda biblioteken när IMMS införts.

– Det kan handla om att se till att vissa perspektiv alltid ska finnas med i samlingen, som till exempel HBTQ-böcker.

Katarina Forsström är enhetschef för områdesbiblioteken Väster i Malmö där man under våren påbörjade implementeringen av IMMS. Hon känner igen bilden av att systemet är en vattendelare.

– Det är inte enkelt och det här delar professionen. Några tycker att det underlättar men många tycker att det är tråkigt att det blir centraliserade medieinköp och ett flytande bestånd när man är van att arbeta med sitt eget bestånd, säger hon.

I Malmö finjusteras algoritmerna för att de ska slå rätt, ett arbete som kommer ta tid, menar hon. Det är därför lite för tidigt att redan nu se några positiva effekter för de mindre biblioteken.

Däremot uppmanar Katarina Forsström andra bibliotek att redan i förväg börja jobba med risk- och konsekvensanalyser av just läsfrämjande, som kärna i professionen, i förhållande till det nya logistiska tänkandet. Att börja tänka i banor för att hitta nya vägar för omvärldsbevakning och lägga in smarta algoritmer som gynnar de enskilda biblioteken.

– Jag tror många tappar fotfästet när inköpslistorna försvinner och även IMMS kommer in. Det handlar om att vi behöver hitta andra sätt att jobba med läsfrämjande och beståndskunskap än genom inköpslistor. Det finns mycket som vi behöver göra i hur vi kan arbeta med denna teknik och läsfrämjande som fungerar bra med systemet, säger hon och fortsätter:

– I slutändan kommer vi spara tid på det här och de tunga momenten att hantera böcker. Vi behöver få mera tid för möten med våra brukare och vi kommer se effekterna av IMMS, men det tar ett tag, säger hon.

Även Lovisa Liljegren menar att det måste finnas ett samspel mellan människa och teknik och inte att IMMS ska ta över.

– Det är viktigt att vi lär oss hur vi kan arbeta med denna teknik, hur algoritmen tar beslut och att vi förhåller oss kritiska till hur den tar beslut. Det är viktigt även framåt, att vi ser att IMMS består av många olika delar och hur man inför det på bästa sätt för att ta vara på bibliotekariens kompetens tillsammans med denna teknik så att vi kan få bra bibliotek med djup och bredd.