Pandemin har utmanat och skapat stress bland personal på många bibliotek. Något som medarbetare och chefer måste prata om för att undvika sjukskrivningar. ”Vi har varit i kris under lång tid.”

På Helsingborgs bibliotek pågår ett arbete för att skapa en hållbar organisation där medarbetarna orkar jobba trots svårigheter som inträffar. Pandemin har för många anställda inneburit oro, förändringar och osäkerhet. Det är något som måste hanteras, annars finns risk för att ohälsa och sjukskrivningar ökar, säger Catharina Isberg, bibliotekschef i Helsingborg.

– Vi har varit i kris under lång tid och det har varit en stark påfrestning, säger hon.

– Vi måste anpassa hur vi arbetar framöver, vi kan inte gasa på för fullt. Vi behöver ge oss själva den återhämtning som behövs efter så lång tid av kris och vi behöver hitta återhämtning som en del av vår vardag.

På Helsingborgs bibliotek pågår ett arbete för att skapa en hållbar arbetsplats. Det görs i samarbete med institutionen för psykologi vid Lunds universitet. Målet är att skapa en organisation med motståndskraftiga medarbetare, en organisation som är anpassningsbar och inte går under om något oväntat inträffar.

All personal deltar i workshops där olika teman diskuteras. Det handlar om tillit, hur personalen hanterar osäkerhet på arbetsplatsen, hur man kan skapa en gemensam gruppidentitet och hur man kan arbeta med personliga styrkor. Hittills har de arbetat med de två första teman och två återstår.

– Det har kommit massor av intressanta lärdomar av detta. Vi har exempelvis sett att tillit kan kopplas till mer innovation, engagemang och välbefinnande, säger Magnus Lindén, docent och lektor vid Lunds universitet.

Det har varit många olika bud, ska vi ha öppet eller inte? Det har funnits många tankar om vad som är rätt och inte

Catharina Isberg, bibliotekschef i Helsingborg

– Innan var det mycket frihet under ansvar, men under pandemin blev det mycket pekpinnar som kom uppifrån. Restriktionerna krävde att vi skulle följa vissa strukturer, ibland på dagsbasis. Jag tror det har varit ett bekymmer överlag.

För anställda på bibliotek har det funnits flera orosmoment. Utöver rädslan för att utsättas på smitta fanns en osäkerhet hur biblioteken skulle agera. Inte minst inför förra julen då beskedet från regeringen var att alla bibliotek skulle stänga, ett besked som efter bara några dagar drogs tillbaka.

– Kommunikationen är viktig och tvetydiga budskap brukar slå tillbaka på cheferna. Det har varit en jobbig situation för många i branschen och det finns många parametrar. Tillit är en parameter för att man bättre ska kunna hantera en sådan situation, säger Magnus Lindén.

Hur ska man då göra på en arbetsplats för att hantera stressen som osäkerheten under pandemin har inneburit? Förutom att prata om det och diskutera olika teman, som i projektet i Helsingborg, är det viktigt att bygga in återhämtning i det dagliga arbetet. Detta glöms ofta bort och kan i värsta fall leda till sjukskrivningar.

– Vi kan vara i gång ganska länge, men någon gång måste man gå ner i varv och vila lite. Annars blir man till slut utbränd. Det är ett problem för många att återhämtning inte byggs in i arbetet, säger Magnus Lindén.

Ett sätt att göra det är att fundera över vad som är tillräckligt bra, eller ”good enough”.

– Många har flera projekt i gång samtidigt och kan man behöva välja vilka som räcker att göra lagom bra. Allt måste kanske inte vara perfekt.

Under workshopen som handlade om att hantera osäkerhet formulerade deltagarna flera förslag. Nedan följer ett urval:

• ”I en organisation som riktar sig till alla målgrupper måste vi sätta tydliga gränser på vad vi kan och ska göra”.
• ” Acceptans är viktigt och jobba med good enough”
• ”Använda de erfarenheter och metoder vi använt/fått under pandemin för att, om det behövs, snabbt kunna ställa om igen i ett pandemiläge”.
• ”Det finns också en gruppkänsla som vi ser som en viktig del för att orka vidare om vi nu skulle hamna där igen. Att vi gör detta tillsammans även om alla reagerar olika och måste få lov att reagera olika”.
• ”Lyfta det positiva med kollegor, och tänk på varför vi gör det. (mycket tacksamhet från besökare, vi erbjuder demokrati, samhällets sista utpost, vikten av bibliotek blev väldigt tydligt och gav en känsla av stolthet).  
• ”Ha tillit till processen, att vi har förmågan, viljan och kapaciteten att hantera svåra/komplexa situationer. Ha tillit på att våra chefer vill vårt och verksamhetens bästa.”

Chefen bör givetvis vara involverad i diskussionerna. Som chef bör man också hålla sig informerad om hur personalen mår och se till att skapa en kultur som gör att negativ information kommer till deras kännedom.

– Dialogen kring arbetsmiljön är en viktig del för att skapa en välmående arbetsplats. Att lyfta och kartlägga förväntningar och stressnivå är ett första steg, säger Magnus Lindén.

Vi kan vara i gång ganska länge, men någon gång måste man gå ner i varv och vila lite. Annars blir man till slut utbränd

Magnus Lindén, Lunds universitet

– Om jag som chef pratar om det blir det mer okej för alla i personalen att prata om det, säger Catharina Isberg.

Hon har pratat med sin personal och understryker att den långa period som pandemin har pågått gör situationen extra påfrestande.

– Det har varit många olika bud, ska vi ha öppet eller inte? Det har funnits många tankar om vad som är rätt och inte samt stor oro. En sak är att gå in i en kris en dag eller en vecka, men pandemin har pågått lång tid och det sätter sina spår.