Mer för pengarna i Helsingfors
19 mar 2020 • 4 min
Helsingfors centralbibliotek Ode kunde invigas utan mer resurser till personal. Nya organisationsmetoder och ett AI-baserat logistiksystem gjorde det möjligt.
Ode öppnade i december 2018 och utsågs förra sommaren till världens främsta bibliotek. Ett politiskt villkor när beslutet om bygget fattades var att den nya verksamheten skulle rymmas i Helsingfors befintliga driftsbudget för bibliotek.
För att frigöra personalresurser lades det gamla centralbiblioteket ner. Både verksamheten och tjänsterna vid Bibliotek 10, som enheten kallades, flyttades till Ode som enligt beräkningarna gick att driva med en personalstyrka om totalt 54 personer.
– Vi behövde alltså frigöra ytterligare 24 tjänster, säger Katri Vänttinen, direktör för bibliotekstjänster i Helsingfors.
Lösningen beräknades ligga i arbetsprocessutveckling och i logistiksystemet IMMS, Intelligent Material Management System. Sedan förra våren hanterar systemet beståndet på stadens 37 bibliotek. Genom maskininlärning kartlägger det Helsingforsbornas mediepreferenser.
– Enligt beräkningarna skulle det hjälpa oss att spara 30 årsverken. Så idén var att om vi bara får igång det nya systemet så kommer vi att klara av att bemanna Ode, säger Katri Vänttinen.
Systemet invigdes i maj 2019, knappt ett halvår efter invigningen av Ode i december 2018. Vid det laget gapade hyllorna på Ode tomma eftersom antalet utlån varit så många fler än antalet återlämnade böcker under de första månaderna efter invigningen. När det nya systemet togs i bruk försvann problemet på bara några dagar, enligt Katri Vänttinen. Samtidigt blev det luftigare i hyllorna på andra bibliotek.
– Det innebar att systemet började skicka färska böcker till dem också. Sedan vi tog IMMS i bruk har vi märkt att vårt bestånd cirkulerar snabbare.
De frigjorda personalresurserna styrs bort från administration och logistik till interaktion och evenemang med bibliotekens besökare, förklarar Katri Vänttinen.
Som ytterligare ett led i arbetet med att uppnå detta har biblioteken fått en ny organisation där inspiration har hämtats från näringslivet.
– Vi har tittat mycket på start up-världen, ofta små företag i databranschen som bildar team där din position i hierarkin inte spelar någon roll. Utan det är behovet av att snabbt lösa problem som istället är styrande.
Lean, en organisationsfilosofi med ursprung i fordonsindustrin där kundnyttan står i fokus och arbetsprocesserna beskrivs som flöden ständigt möjliga att förbättra, är en inspirationskälla. Men Katri Vänttinen framhåller att det i ännu högre grad är ett annat enstavigt begrepp från företagsvärlden som har fått genomslag: Teal.
Teal är en nyare filosofi där organisationer betraktas som levande organismer utan tydliga hierarkier, där alla har mandat att fatta beslut förutsatt att de som påverkas av besluten är med på noterna.
– Det bygger på att vi måste jobba ihop och respektera varandra. Det kanske låter naivt men jag tror starkt på att alla vill göra sitt bästa om de bara ges chansen, säger Katri Vänttinen.
Tack vare denna nya organisation och bibliotekssystemet byggt kring artificiell intelligens kommer Helsingfors bibliotek att frigöra ännu fler årsverken från traditionella arbetsuppgifter till nya funktioner och projekt, menar Katri Vänttinen.
– Bibliotekssystemet fungerar ännu inte perfekt och det är samma med människorna i organisationen: vi stöter fortfarande på problem som vi försöker lösa för att jobba ännu bättre tillsammans.
Malmö blir först med AI-system
Det är bara en tidsfråga innan även Sverige får bibliotek med logistiksystem som styrs av artificiell intelligens. Intresse för systemet finns i både Stockholm och Göteborg – men Malmö ligger närmast ett beslut om att ta steget.
I slutet av förra året gjorde stadsbiblioteket en studieresa till den finska huvudstaden för att särskilt titta på IMMS-systemet för att frigöra personalresurser.
– Alla bibliotek har gjort effektiviseringar i system och logistik under flera år och det kan man räkna hem i tjänster och arbetstid, säger Malmös stadsbibliotekarie Torbjörn Nilsson.
Planer smids nu för att gå ännu längre. I ledningsgruppen för stadsbiblioteket finns ett mål om att på fem års sikt kraftigt öka användningen av ny teknik.
– Vi ska försöka effektivisera och utveckla så mycket det bara går. Det är för att vi ska kunna växa och ha personal på fler platser trots att vi inte tror att vi kommer att få så mycket mer pengar i en snäv ekonomisk verklighet, säger Torbjörn Nilsson.
Det är hur det har varit historiskt snarare än verkliga analyser av hur behoven ser ut som förklarar nivån på biblioteks budgetar, menar Torbjörn Nilsson som efterlyser en nyktrare syn på resurser och behov.
– Vi vill vara effektiva och basera det vi gör på vetenskaplig grund.
Senaste nytt
Hård kritik mot Svegfors utredning – ”statliga bidrag till biblioteken kan utebli”
Svensk biblioteksförening avstyrker hela förslaget, KB riktar kritik mot stora delar och Föreningen för regional biblioteksverksamhet ställer sig frågande till flera punkter. Mats Svegfors förslag om ny modell för kultursamverkan möts av hård kritik.
28 mar 2024 • 2 min
Lätt att få jobb för bibliotekarier
I takt med att AI används alltmer kommer bibliotekariernas kompetens att bli mer eftertraktad. Det spår Saco i sin senaste rapport och slår fast att det kommer att vara fortsatt lätt för bibliotekarier att hitta jobb.
27 mar 2024 • < 1 min
Varianter av kreativitet på Biblioteksdagarna
På temat kreativitet hålls årets Biblioteksdagar i Skellefteå. De leds av skådespelaren Fransesca Quartey och huvudtalare är forskaren Palle Dahlstedt.
27 mar 2024 • 2 min
Nu kartläggs försöken att få bort böcker
Har någon utomstående agerat för att få bort böcker eller program från biblioteket? Nu finns det en tjänst där du du anmäla försök till otillbörlig påverkan.
25 mar 2024 • 2 min
Bildspel: Glittrigt avslut på Marskonferensen
Marskonferensen avslutades med glitter och dans. Men också med allvar. Petter Wallenberg och Inga Tvivel (Jan Ericson) från Bland drakar och dragqueens berättade om sitt arbete och om det hot och hat som nu är deras vardag.
22 mar 2024 • 2 min
Står självbilden i vägen för antirasistiskt arbete?
Hur påverkar självbilden oviljan av att prata om rasism på biblioteken? Och behövs mer statistik för att sätta i gång med det antirasistiska arbetet? Det var några frågor som kom upp när antirasism på bibliotek diskuterades på Marskonferensen.
22 mar 2024 • 4 min
Universitetsstudenter läser allt sämre
Allt fler universitetsstudenter behöver stöd med läsningen. Det berättar Maria Wiklund, språkpedagog vid SLU-biblioteket i Umeå. "Det verkar finnas ett glapp."
21 mar 2024 • 2 min
Marskonferensen i gång: Om rättvisa i ett digitalt samhälle
I takt med digitaliseringen utestängs de som är beroende av kontanter från den officiella ekonomin. Det är personer som redan är utsatta, ändå saknas sätt att hantera de orättvisor som uppstår, enligt Lena Halldenius som inledningstalade på Marskonferensen.
21 mar 2024 • 4 min
KB rustar för krig
Samtidigt som kostnaderna stiger behövs det mer resurser för att ”etablera en ändamålsenlig krigsorganisation”, skriver KB i sitt budgetunderlag för 2025–2027. ”Det kan bli väldigt tuffa prioriteringar”, säger riksbibliotekarie Karin Grönvall.
20 mar 2024 • 2 min
Så kan forskare räddas undan rovtidskrifterna
Många forskare publicerar sig i oseriösa sammanhang mot betalning, i det som kallas rovtidskrifter. Men med hjälp av Think Check Submit kan lärosätesbiblioteken stötta forskarna.
19 mar 2024 • 4 min
USA: Kraftig ökning av försöken att censurera böcker
Under 2023 intensifierades försöken att få bort böcker från amerikanska folkbibliotek och skolor. Antalet ifrågasatta boktitlar steg med 65 procent jämfört med föregående år.
18 mar 2024 • < 1 min
Regeringen uppvaktas med förslag om snabbutbildade bibliotekarier
Lärare ska utbildas i biblioteks- och informationsvetenskap för att möta den hotande kompetensbristen när landets skolbibliotek bemannas. Det är ett av förslagen Svensk biblioteksförening och landets bibliotekarieutbildande lärosäten tar med sig när de inom kort möter utbildningsdepartementet.
15 mar 2024 • 2 min
0 kommentarer