Mer för pengarna i Helsingfors

19 mar 2020 • 4 min

Helsingfors centralbibliotek Ode kunde invigas utan mer resurser till personal. Nya organisationsmetoder och ett AI-baserat logistiksystem gjorde det möjligt.

Biblioteken i Helsingfors har hämtat organisationsmetoder från näringslivet för att effektivisera verksamheten. Foto: Risto Rimppi

Ode öppnade i december 2018 och utsågs förra sommaren till världens främsta bibliotek. Ett politiskt villkor när beslutet om bygget fattades var att den nya verksamheten skulle rymmas i Helsingfors befintliga driftsbudget för bibliotek.

För att frigöra personalresurser lades det gamla centralbiblioteket ner. Både verksamheten och tjänsterna vid Bibliotek 10, som enheten kallades, flyttades till Ode som enligt beräkningarna gick att driva med en personalstyrka om totalt 54 personer.

– Vi behövde alltså frigöra ytterligare 24 tjänster, säger Katri Vänttinen, direktör för bibliotekstjänster i Helsingfors.

Lösningen beräknades ligga i arbetsprocessutveckling och i logistiksystemet IMMS, Intelligent Material Management System. Sedan förra våren hanterar systemet beståndet på stadens 37 bibliotek. Genom maskininlärning kartlägger det Helsingforsbornas mediepreferenser.

– Enligt beräkningarna skulle det hjälpa oss att spara 30 årsverken. Så idén var att om vi bara får igång det nya systemet så kommer vi att klara av att bemanna Ode, säger Katri Vänttinen.

Systemet invigdes i maj 2019, knappt ett halvår efter invigningen av Ode i december 2018. Vid det laget gapade hyllorna på Ode tomma eftersom antalet utlån varit så många fler än antalet återlämnade böcker under de första månaderna efter invigningen. När det nya systemet togs i bruk försvann problemet på bara några dagar, enligt Katri Vänttinen. Samtidigt blev det luftigare i hyllorna på andra bibliotek.

– Det innebar att systemet började skicka färska böcker till dem också. Sedan vi tog IMMS i bruk har vi märkt att vårt bestånd cirkulerar snabbare.

De frigjorda personalresurserna styrs bort från administration och logistik till interaktion och evenemang med bibliotekens besökare, förklarar Katri Vänttinen.

Katri Vänttinen, direktör för bibliotekstjänster i Helsingfors. Foto: Andrey Shardrin

Som ytterligare ett led i arbetet med att uppnå detta har biblioteken fått en ny organisation där inspiration har hämtats från näringslivet.

– Vi har tittat mycket på start up-världen, ofta små företag i databranschen som bildar team där din position i hierarkin inte spelar någon roll. Utan det är behovet av att snabbt lösa problem som istället är styrande.

Lean, en organisationsfilosofi med ursprung i fordonsindustrin där kundnyttan står i fokus och arbetsprocesserna beskrivs som flöden ständigt möjliga att förbättra, är en inspirationskälla. Men Katri Vänttinen framhåller att det i ännu högre grad är ett annat enstavigt begrepp från företagsvärlden som har fått genomslag: Teal.

Teal är en nyare filosofi där organisationer betraktas som levande organismer utan tydliga hierarkier, där alla har mandat att fatta beslut förutsatt att de som påverkas av besluten är med på noterna.

– Det bygger på att vi måste jobba ihop och respektera varandra. Det kanske låter naivt men jag tror starkt på att alla vill göra sitt bästa om de bara ges chansen, säger Katri Vänttinen.

Tack vare denna nya organisation och bibliotekssystemet byggt kring artificiell intelligens kommer Helsingfors bibliotek att frigöra ännu fler årsverken från traditionella arbetsuppgifter till nya funktioner och projekt, menar Katri Vänttinen.

– Bibliotekssystemet fungerar ännu inte perfekt och det är samma med människorna i organisationen: vi stöter fortfarande på problem som vi försöker lösa för att jobba ännu bättre tillsammans.

Centralbiblioteket Ode invigdes i december 2018. Foto: Helsingfors stad

Malmö blir först med AI-system

Det är bara en tidsfråga innan även Sverige får bibliotek med logistiksystem som styrs av artificiell intelligens. Intresse för systemet finns i både Stockholm och Göteborg – men Malmö ligger närmast ett beslut om att ta steget.

I slutet av förra året gjorde stadsbiblioteket en studieresa till den finska huvudstaden för att särskilt titta på IMMS-systemet för att frigöra personalresurser.

– Alla bibliotek har gjort effektiviseringar i system och logistik under flera år och det kan man räkna hem i tjänster och arbetstid, säger Malmös stadsbibliotekarie Torbjörn Nilsson.

Torbjörn Nilsson, stadsbibliotekarie i Malmö. Foto: Erik B Leo

Planer smids nu för att gå ännu längre. I ledningsgruppen för stadsbiblioteket finns ett mål om att på fem års sikt kraftigt öka användningen av ny teknik.

– Vi ska försöka effektivisera och utveckla så mycket det bara går. Det är för att vi ska kunna växa och ha personal på fler platser trots att vi inte tror att vi kommer att få så mycket mer pengar i en snäv ekonomisk verklighet, säger Torbjörn Nilsson.

Det är hur det har varit historiskt snarare än verkliga analyser av hur behoven ser ut som förklarar nivån på biblioteks budgetar, menar Torbjörn Nilsson som efterlyser en nyktrare syn på resurser och behov.

– Vi vill vara effektiva och basera det vi gör på vetenskaplig grund.

0 kommentarer

Senaste nytt

Essä

Politik utan det politiska gör det svårt att göra rätt

I en tid då politiken inte är konkret och tydlig utan bara sätter upp övergripande mål, blir det upp till tjänstepersoner att ta ut riktningen. Egna initiativ ses därför som tillgångar – men beskrivs ibland som hot mot demokratin. En motsägelsefull kritik som brister i kunskap och förståelse, anser Nick Johnson Jones.

15 okt 2021 • 5 min

Nyheter

Läge att ta bort förseningsavgifterna?

När förseningsavgifterna togs bort under pandemin visade det sig att det inte gjorde någon större skillnad på återlämningen. Nu funderar både Malmö och Trosa på om de över huvud taget behövs.

14 okt 2021 • 3 min

Nyheter

En värld helt utan män

På nästan vart fjärde svenskt folkbibliotek består personalen uteslutande av kvinnor. Biblioteksbladet undersöker en obalans som varken är omdiskuterad eller tycks ses som en brist. Text: Anne Ralf. Illustrationer: Nanna Johansson.

7 okt 2021 • 12 min

Nyheter

Efter attacken fanns en berättelse att rädda

Minst 21 bibliotek förstördes vid terrorattacken i New York för 20 år sedan. Många ville bidra till att rädda skadade samlingar, men det mesta var antingen borta eller helt oskadat så akuthjälpen behövdes inte. I stället visade sig behoven av dokumentation och arkivering stor efter katastrofen.

6 okt 2021 • 6 min