Mer för pengarna i Helsingfors
19 mar 2020 • 4 min
Helsingfors centralbibliotek Ode kunde invigas utan mer resurser till personal. Nya organisationsmetoder och ett AI-baserat logistiksystem gjorde det möjligt.

Ode öppnade i december 2018 och utsågs förra sommaren till världens främsta bibliotek. Ett politiskt villkor när beslutet om bygget fattades var att den nya verksamheten skulle rymmas i Helsingfors befintliga driftsbudget för bibliotek.
För att frigöra personalresurser lades det gamla centralbiblioteket ner. Både verksamheten och tjänsterna vid Bibliotek 10, som enheten kallades, flyttades till Ode som enligt beräkningarna gick att driva med en personalstyrka om totalt 54 personer.
– Vi behövde alltså frigöra ytterligare 24 tjänster, säger Katri Vänttinen, direktör för bibliotekstjänster i Helsingfors.
Lösningen beräknades ligga i arbetsprocessutveckling och i logistiksystemet IMMS, Intelligent Material Management System. Sedan förra våren hanterar systemet beståndet på stadens 37 bibliotek. Genom maskininlärning kartlägger det Helsingforsbornas mediepreferenser.
– Enligt beräkningarna skulle det hjälpa oss att spara 30 årsverken. Så idén var att om vi bara får igång det nya systemet så kommer vi att klara av att bemanna Ode, säger Katri Vänttinen.
Systemet invigdes i maj 2019, knappt ett halvår efter invigningen av Ode i december 2018. Vid det laget gapade hyllorna på Ode tomma eftersom antalet utlån varit så många fler än antalet återlämnade böcker under de första månaderna efter invigningen. När det nya systemet togs i bruk försvann problemet på bara några dagar, enligt Katri Vänttinen. Samtidigt blev det luftigare i hyllorna på andra bibliotek.
– Det innebar att systemet började skicka färska böcker till dem också. Sedan vi tog IMMS i bruk har vi märkt att vårt bestånd cirkulerar snabbare.
De frigjorda personalresurserna styrs bort från administration och logistik till interaktion och evenemang med bibliotekens besökare, förklarar Katri Vänttinen.

Som ytterligare ett led i arbetet med att uppnå detta har biblioteken fått en ny organisation där inspiration har hämtats från näringslivet.
– Vi har tittat mycket på start up-världen, ofta små företag i databranschen som bildar team där din position i hierarkin inte spelar någon roll. Utan det är behovet av att snabbt lösa problem som istället är styrande.
Lean, en organisationsfilosofi med ursprung i fordonsindustrin där kundnyttan står i fokus och arbetsprocesserna beskrivs som flöden ständigt möjliga att förbättra, är en inspirationskälla. Men Katri Vänttinen framhåller att det i ännu högre grad är ett annat enstavigt begrepp från företagsvärlden som har fått genomslag: Teal.
Teal är en nyare filosofi där organisationer betraktas som levande organismer utan tydliga hierarkier, där alla har mandat att fatta beslut förutsatt att de som påverkas av besluten är med på noterna.
– Det bygger på att vi måste jobba ihop och respektera varandra. Det kanske låter naivt men jag tror starkt på att alla vill göra sitt bästa om de bara ges chansen, säger Katri Vänttinen.
Tack vare denna nya organisation och bibliotekssystemet byggt kring artificiell intelligens kommer Helsingfors bibliotek att frigöra ännu fler årsverken från traditionella arbetsuppgifter till nya funktioner och projekt, menar Katri Vänttinen.
– Bibliotekssystemet fungerar ännu inte perfekt och det är samma med människorna i organisationen: vi stöter fortfarande på problem som vi försöker lösa för att jobba ännu bättre tillsammans.

Malmö blir först med AI-system
Det är bara en tidsfråga innan även Sverige får bibliotek med logistiksystem som styrs av artificiell intelligens. Intresse för systemet finns i både Stockholm och Göteborg – men Malmö ligger närmast ett beslut om att ta steget.
I slutet av förra året gjorde stadsbiblioteket en studieresa till den finska huvudstaden för att särskilt titta på IMMS-systemet för att frigöra personalresurser.
– Alla bibliotek har gjort effektiviseringar i system och logistik under flera år och det kan man räkna hem i tjänster och arbetstid, säger Malmös stadsbibliotekarie Torbjörn Nilsson.

Planer smids nu för att gå ännu längre. I ledningsgruppen för stadsbiblioteket finns ett mål om att på fem års sikt kraftigt öka användningen av ny teknik.
– Vi ska försöka effektivisera och utveckla så mycket det bara går. Det är för att vi ska kunna växa och ha personal på fler platser trots att vi inte tror att vi kommer att få så mycket mer pengar i en snäv ekonomisk verklighet, säger Torbjörn Nilsson.
Det är hur det har varit historiskt snarare än verkliga analyser av hur behoven ser ut som förklarar nivån på biblioteks budgetar, menar Torbjörn Nilsson som efterlyser en nyktrare syn på resurser och behov.
– Vi vill vara effektiva och basera det vi gör på vetenskaplig grund.
Senaste nytt

Missnöje med nya Biblio – men snart ska problemen vara lösta
E-boksläsare som laddar ner böcker via biblioteket har problem med den nya versionen av Biblio. Men nu är en lösning på gång.
14 feb 2025 • 2 min

Biblioteksbedrägerierna tycks vara över
Bedrägerivågen med bibliotek som täckmantel har ebbat ut. Det konstaterar polisen.
13 feb 2025 • < 1 min

Upprop för hotat bibliotek
Raoul Wallenberg-institutets bibliotek för mänskliga rättigheter hotas av nedläggning. Nu har juristerna Izabell Zaza och Amanda Bergqvist organiserat ett upprop för att försöka rädda biblioteket.
12 feb 2025 • 2 min

Satsning på uppsökande gav ”biblioteksfeber”
Efter ett år med minskade öppettider och mer uppsökande verksamhet har stadsdelsbiblioteken i Västerås nått ut till flera hundra procent fler invånare.
11 feb 2025 • 4 min

Tillgången till Legimus styrs upp
Regeringen ger MTM i uppdrag att säkerställa att bara personer med läs- eller synnedsättning får tillgång till Legimus. Beskedet välkomnas av Läromedelsförfattarna.
11 feb 2025 • < 1 min

”Eleverna är den främsta måltavlan för hat, hot och våld”
Komvux-bibliotekarien Soledad Cartagena om massakern på Campus Risbergska i Örebro: ”Jag har själv upplevt hur vi med invandrarbakgrund blivit måltavlor för rasistiska grupper, politiken och själva systemet.”
10 feb 2025 • 3 min

Replik: Iselid är sen på bollen
Samtal om förhandlingar om e-böcker pågår redan, skriver Stefan Persson från Läromedelsföretagen i ett svar i debatten om svensk kurslitteratur. Han konstaterar att Lars Iselids alternativ ”låter mer som en from förhoppning än en realistisk lösning.”
6 feb 2025 • 3 min

Biblioteket inrymdes under skolskjutningen
Personal och besökare på Haga bibliotek i Örebro inrymdes när den värsta skolskjutningen i Sveriges historia pågick på skolan strax intill. ”Det var en overklighetskänsla.”
6 feb 2025 • 4 min

Jag är djupt oroad över Svensk näringslivs rapport
I en ny rapport om kommunal effektivisering hävdar Svenskt näringsliv att det finns stora marginaler för besparingar på folkbiblioteken. Rapport är urusel och tar ingen hänsyn till bibliotekens bredare samhällsnytta, skriver Tommy Bildström.
5 feb 2025 • 3 min

Drygt två veckor med Trump och kulturkriget trappas upp
Med Trump som president ökar pressen mot USA:s bibliotek och deras personal. I Texas ligger flera lagförslag som kan kriminalisera bibliotekariers arbete. Hittills har de amerikanska kulturkrigen även nått oss, så frågan är när Sverige också drabbas av en upptrappning?
4 feb 2025 • 4 min

Replik: Vi måste börja med det mest akuta
Per Kornhall gläds åt att kurslitteraturens kris har nått debattsidorna och framhäver återigen de fem förslag som Läromedelsförfattarna har presenterat. ”Om vi vill förbli en stark kunskapsnation måste vi agera – och det nu.”
3 feb 2025 • < 1 min

Svenska Pens nya fokus: bibliotek
Svenska Pen ökar sitt engagemang kring situationen på folk- och skolbiblioteken. Bland annat inrättas en projektledartjänst under våren.
30 jan 2025 • < 1 min
0 kommentarer